A melhor prática geralmente se você não quer povos mudar seus ajustes da impressora é ter o todos grupo de segurança ajustado como por a imagem que eu uni. Isto permitirá que cancelem os trabalhos etc. se requerido, e poderão imprimir na cor se necessários, mas terão que mudar esse ajuste cada vez que querem imprimir, porque a mudança não estará conservada ao usuário.
Se aquele é demasiada trabalheira para os usuários (e mim saber que pode ser para algum) então que você poderia sempre instalar e compartilhar de 2 exemplos da impressora, 1 impressora ajustada com ajustes da cor e a outro com B&W.